La Ley 21.719, que entrará en vigor el 1 de diciembre de 2026, establece nuevas exigencias sobre el tratamiento de datos personales en Chile, marcando un cambio significativo en la manera en que las organizaciones deben manejar la información de sus colaboradores. Desde este día, alojar información sensible como liquidaciones, cuentas bancarias y antecedentes laborales sin un respaldo técnico y legal claro será considerado ilegal. Esta legislación impone que cada empresa debe demostrar evidencia de que protege activamente los datos que recolecta, y que no basta con simplemente mantener medidas de seguridad; se debe implementar un sistema de gestión documentado, transparente y eficaz para cumplir con esta normativa.
La nueva ley introduce el principio de responsabilidad proactiva, lo que significa que las organizaciones deben ser proactivas en la protección de la información de sus trabajadores. Esto incluye requerimientos como tener una política de privacidad personalizada, que detalle específicamente qué datos se procesan, su base legal y el propósito de uso, así como adoptar sistemas con controles técnicos que aseguren la confidencialidad de dicha información. Además, las empresas deberán llevar un registro de tratamientos que permita la trazabilidad de accesos y modificaciones a los datos, eliminando el anonimato en el manejo operativo de la información.
Sin embargo, la situación actual en muchas organizaciones es preocupante, ya que numerosas prácticas comunes representan un riesgo legal significativo. Por ejemplo, la existencia de archivos sin control de acceso, la retención innecesaria de datos de excolaboradores y el uso de canales inseguros para la transmisión de información confidencial son solo algunas de las infracciones que serán perseguidas por la nueva Agencia de Protección de Datos. Las empresas deben tomar consciente el hecho de que la falta de protocolos adecuados puede tener graves consecuencias, incluyendo sanciones económicas severas y la posibilidad de parálisis operativa si las infracciones son calificadas como gravísimas.
Ante estos retos, es fundamental que las organizaciones evalúen sus sistemas y procesos de remuneraciones. Un software moderno no solo debe cumplir con los requisitos legales, sino también aportar funcionalidades que automaticen y aseguren el manejo de la información. Por ejemplo, la implementación de un control de accesos limitado, la trazabilidad de acciones dentro del sistema, la firma electrónica y el almacenamiento cifrado son elementos cruciales para mitigar riesgos legales. Adoptar esta tecnología no solo ayuda a cumplir con la ley, sino que se convierte en una herramienta necesaria para fortalecer la gestión interna de personal y proteger la información sensible.
Para adaptarse a este nuevo estándar, las empresas deben llevar a cabo una serie de acciones urgentes que les permitan cumplir con la Ley 21.719. Esto incluye realizar un inventario de los datos actuales, evaluar la seguridad de los proveedores de software, establecer protocolos claros para el manejo de incidentes de seguridad y designar un responsable interno que supervise el cumplimiento de la normativa. Al hacerlo, no solo se evita una contingencia legal, sino que se transforma la manera de gestionar la información de los empleados, proyectando hacia afuera una imagen más profesional y responsable en la gestión de datos personales.
