Andrea Belair

La trasformación digital consiste en aplicar herramientas digitales en todas las áreas de la empresa involucrando a todos los equipos de nuestra organización. Es algo vertical, transversal en la empresa. Es muy importante que todos los miembros de nuestra organización estén involucrados y al tanto de por qué y para qué se aplican y todos los procesos. Esto nos ayudará a ser más productivos, competitivos y flexibles ante los posibles cambios de nuestro entorno o de la propia organización. ¿Quieres saber qué pasos debes seguir para implementar la transformación digital en una empresa? ¡Sigue leyendo!

Cómo implementar la transformación digital en una empresa en 6 pasos

Antes de nada, hay que tener claro que las claves de la transformación digital en las empresas u organizaciones son:

• La implementación de nuevas herramientas digitales
• Los procesos y su automatización
• Las personas y las nuevas competencias que vamos a desarrollar los equipos de trabajo

De todo esto hablaremos más adelante, pero debemos destacar la importancia de los individuos en el proceso de trasformación digital. Los individuos interactuarán entre si y estarán por encima de los procesos y herramientas digitales que usemos.

No solo nos referimos a los individuos que están dentro de la organización, sino que también a los de fuera, en este caso a los clientes. El cliente debe ser el núcleo de la organización para mejorar la experiencia de usuario. De esta manera elevamos la percepción de la marca con los beneficios que esto conlleva.

Lo primero, como en todo, es estar comprometido a lograrlo. A partir de aquí, los pasos para llevar a cabo la transformación digital son:

1# Conocimiento

El primer paso para la transformación digital en las empresas es el conocimiento. Lo básico y primordial es saber y ser consciente de por qué se hacen las cosas de cierta manera en nuestra organización y tenerlo todo documentado. Es decir, tener conocimiento. Esto ayudará, entre otras cosas, a facilitar la capacitación de los nuevos individuos de nuestra organización, ya que todas las áreas de la misma tienen que tener todos y cada uno de los procesos interiorizados para poder llevar a cabo una correcta transformación digital en la empresa.

2# Establecer necesidades

Qué necesidades tiene nuestra empresa para poder establecer los objetivos a corto, medio y largo plazo. 

3# Identificar las herramientas necesarias

Debemos saber qué herramientas digitales debemos aplicar para resolver nuestras necesidades digitales y conseguir nuestros objetivos. Por ejemplo, CRM. Es muy importante estar abiertos a nuevos procesos (por ejemplo, design thinking) y herramientas para detectar necesidades reales y encontrar soluciones innovadoras para nuestro mercado.

4# Automatización de procesos

Debemos automatizar los procesos que resulten útiles a nuestros equipos de trabajo y a nuestra organización y desechar los que sobran. Hacer un diagrama de flujo o flujograma entre todos los equipos de la organización puede ser una buena opción para detectar los puntos a obviar en nuestros procesos y los que se deben automatizar.

5# Formación o capacitación

Capacitar a todas las personas de nuestra organización en las nuevas herramientas digitales y tecnologías. De esta manera, transformaremos a nuestra organización en una organización preparada para el futuro. Sabrán obtener provecho de estas herramientas y no las verán como una amenaza. Recordemos que las herramientas tienen que asistir a las personas, no al revés.

6# Análisis de datos

Análisis de cada uno de los datos y la mejora continua. De esta manera detectaremos nuevas oportunidades de negocio y tomaremos decisiones basadas en datos y no en la intuición.

¿Por qué es importante aplicar la transformación digital en las empresas?

Las empresas que han sido conscientes de los grandes cambios traídos por la digitalización aún en los sectores más tradicionales, son las que no se han quedado atrás y han mejorado su competitividad gracias a la trasformación digital.

Bajo un equipo que sabe por qué y para qué fin trabaja, que sabe adaptarse a los cambios del entorno, que está capacitado en las nuevas tecnologías, que está donde se mueven sus clientes y que se mueve como ellos, adaptándose a cómo estos consumen hoy en día.

Todo esto, junto a la automatización de los procesos, hace que la trasformación digital tenga que estar ya implementada en todas las organizaciones para que sean más eficientes y competitivas.

Beneficios de implementar la transformación digital en tu empresa

Los principales beneficios y los motivos de por qué todas las empresas tienen que aplicar ya la trasformación digital son: 

• Mejora la experiencia del usuario (UX), ya que podremos darle una experiencia muy personalizada, adaptada a la manera en la que nuestro potencial cliente usa internet. Esto, junto con la aplicación del CRM y otras herramientas que tenemos a nuestra disposición, haremos posible que aumente la percepción del valor de nuestra marca en la cabeza del usuario. 
• Se mejoran y se hacen más eficientes las comunicaciones internas. Todos los miembros de nuestra organización deben saber qué es trasformación digital, para qué sirve, qué hacen y por qué lo hacen y qué beneficios aporta. El resultado de esto son grupos de trabajo colaborativos.
• Automatización de los procesos. Para ello, tenemos que ser conscientes de todos los pasos de los procesos para hacerlos muchos más eficientes y automatizarlos. De esta manera podremos ser mucho más productivos y enfocarnos en el centro y principal objetivo de nuestro negocio.
• Los datos se convierten en un activo estratégico de nuestra organización para poder definir estrategias y tomar decisiones basadas en datos reales, lo que nos permite detectar tendencias e incluso nuevas oportunidades de negocio.
• Sabremos adaptarnos a los cambios del entorno, tanto internos como externos.

Ejemplos de empresas que han triunfado con la transformación digital

A continuación, os dejamos algunos de los mejores ejemplos de empresas que han llevado a cabo una estrategia de transformación digital más que exitosa:

Correos

Es una de las empresas más analógicas de España pero que mejor ha sabido adaptar todos sus procesos llegando a una excelente transformación digital. Esto lo ha conseguido la organización involucrando a todos sus trabajadores en este reto digital, haciendo especial hincapié en ciertas áreas de valor como la atención al cliente.

En este sentido, están implementando herramientas que hacen que las transacciones de los clientes sean más agiles sin olvidar el valor añadido que aporta la atención de las personas de la organización. El principal logro de esta gran e importante organización ha sido alinear a toda la empresa hacia un mismo objetivo: favorecer la experiencia del cliente.

Domino’s Pizza

Se ha convertido en un e-commerce de pizzas. Se han centrado en una completa experiencia del cliente: antes de pedir la pizza, mientras piden la piza y después de disfrutar de la pizza. Todo está tracketizado con su posterior evaluación por parte del cliente y, por supuesto, obteniendo los datos necesarios del mismo en cada etapa de la experiencia para sacarle partido a cada compra. No solo a nivel monetario si no también de comportamiento y preferencias del usuario.

Todo esto ha sido posible a la transformación digital en cada uno de los departamentos de la empresa. La empresa ha promocionado el uso de la inteligencia artificial y la tecnología del aprendizaje automático para mejorar la calidad de los productos y potenciar las operaciones en tienda y en línea.

CaixaBank

Caixa Bank ha sabido aplicar a la perfección transversalmente. Es decir, a través de toda la organización. Empezando por un análisis del comportamiento y necesidades del cliente y posterior explotación de datos, siguiendo por la adaptación tecnológica de esas necesidades en su oficinas y cajeros, y terminando por una app muy intuitiva donde el cliente puede hablar con un asesor o con el director de su oficina.

Esto solo se consigue con equipos de trabajos alineados, usando herramientas digitales para la puesta en marcha de acciones que tienen como base unos datos fiables.

Herramientas útiles para la transformación digital de una empresa 

A continuación, veremos programas y aplicaciones que dan a las empresas la oportunidad de simplificar y optimizar tareas, haciendo más ágil aplicar el proceso de transformación digital.

Trello

Es una herramienta colaborativa para crear y asignar tareas, pudiéndolas clasificar de varias maneras y hacer un seguimiento de las mismas. Es decir, permite organizar el flujo de trabajo de la empresa.

Slack

Aunque todas las empresas suelen tener un sistema de comunicación definido (Teams, Hangout, etc) Slack es un software de comunicación que permite una comunicación en línea con otras áreas que puede que no formen parte de la propia empresa, pero si de sus actividades, como por ejemplo una agencia de publicidad, freelances o personal externo.

Se pueden crear canales específicos por equipos, proyectos o clientes, según la necesidad de cada empresa. Además, integra otras aplicaciones (por ejemplo, Figma o Trello) de manera que se actúa con más de una herramienta a la vez.

Salesforce

Es uno de los softwares más conocidos para la gestión de la relación entre empresa-clientes. Permite manejar toda la información de los clientes, registrar las interacciones con departamentos que están en contacto directo con el mismo (por ejemplo, call center o equipo de ventas) y programar diversas tareas.

WeTransfer

Con esta aplicación podemos intercambiar archivos, incluso los que sean muy pesados con los miembros de nuestra organización o de fuera. Nos ayuda a agilizar el intercambio de información y datos. Además, es seguro.

Como hemos visto, uno de los pilares fundamentales de la transformación digital son las personas, tanto las que forman parte de la organización capacitándoles y dándoles herramientas para ser más productivos y conseguir entre todos un mismo fin bajo un mismo sistema de trabajo, y en las que son externas a la empresa. Es decir, en los clientes proporcionándoles una completa experiencia de usuario que haga mejorar nuestra valor de marca y nos haga más competitivos.

Las empresas que ya están aplicando la transformación digital tienen una clara ventaja sobre las que no lo están haciendo. Están recopilando datos sobre sus clientes y potenciales clientes a la vez que los interpretan para ser mejores y detectan oportunidades de negocio. Las empresas que no implementen la transformación digital en el ADN de su organización se quedarán estancadas y no se adaptarán a los vertiginosos cambios del mercado y el entorno.